Protection des données & Cookies

En visitant notre site Internet, en nous confiant un dossier ou en souscrivant à notre service d’information juridique (lettre d’information, livre blanc, formation…), vous nous communiquez des données à caractère personnel vous concernant.

Notre cabinet se conforme scrupuleusement à la législation applicable dans ce domaine comme dans tous les autres. Cette politique de protection des données explique les finalités du traitement de vos données à caractère personnel, la manière dont nous traitons et assurons la protection de toutes les données à caractère personnel fournies et les droits dont vous disposez par rapport à vos données à caractère personnel.

Identification du responsable de traitement

Vos données à caractère personnel sont traitées par la scrl Lexing Belgium (ci-après Lexing), dont le siège social est situé à 4000 Liège, Boulevard d’Avroy, 280 – Belgique, agissant en tant que responsable du traitement.

Différents traitements effectués

Nous effectuons les traitements de données à caractère personnel suivants :

Traitement des données à caractère personnel des client(e)s

Gestion de votre dossier

*Finalité*	Les données que vous nous transmettez et celles que nous recevons des parties adverses vous concernant sont évidemment traitées en vue d’exécuter notre mission contractuelle de représentation ou de consultation (et le cas échéant, d’exécuter les obligations légales qui en découlent) et afin de communiquer avec vous à ce sujet. Le cas échéant, ces données peuvent être traitées dans la phase préalable à la mission, lorsque vous nous demandez de vous remettre une estimation de budget par exemple, ou lorsque vous nous consultez en ligne ou prenez un rendez-vous en ligne. Certaines de vos données (nom, prénom, adresse e-mail, identifiant et mot de passe, logs) peuvent également être traitées dans le cadre de la gestion de notre extranet pour autant que vous ayez créé un compte.
*Base(s) de licéité*	Le traitement des données est indispensable à l’exécution de la mission que vous nous confiez ou que vous envisagez de nous confier ((pré-)contrat). Sans le traitement de ces données, nous ne pouvons pas mener notre mission à bien (article 6.1.b) RGPD). Le traitement de certaines données est également nécessaire à l’exécution de certaines de nos obligations légales et déontologiques (notamment, la vérification de l’absence de conflits d’intérêts) (article 6.1.c) RGPD). Le traitement de données sensibles peut être nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (article 9.2.f) du RGPD).
Catégories de données	Il peut s’agir de vos nom, prénom, image, profession, domicile ou résidence, n° de téléphone et de fax, adresse e-mail, date et lieu de naissance, état civil, n° de registre national et de carte d´identité, n° de compte bancaire, identifiants, mots de passe, connexions (en cas d’utilisation de notre extranet), correspondances, pièces justificatives diverses, pièces de procédure, etc.). Si c’est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, nous pouvons aussi traiter des données qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant votre santé, votre vie ou votre orientation sexuelle. De même, des données relatives aux condamnations pénales, aux infractions pénales ou à des mesures de sûreté connexes pourraient être traitées si votre défense l’exigeait.
Durée	Les données spécifiques à chaque dossier que vous nous confiez sont conservées 5 ans après l’achèvement de ceux-ci. Les données communes sont conservées 5 ans après l’achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée. Comme indiqué dans la section “Contentieux lié à notre responsabilité“, certaines données spécifiques à chaque dossier que vous nous confiez sont conservées 10 ans après l’achèvement de ceux-ci, afin de pouvoir assurer notre propre défense en cas de mise en cause de notre responsabilité civile ou pénale. La preuve de la clôture du dossier est conservée pendant 20 ans. En cas de simple demande d’estimation de budget sans suite, vos données sont conservées pour les mêmes durées, afin de pouvoir justifier de l’éventuel non-accomplissement d’une mission.
Destinataires	La communication de données aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances, au bureau d’aide juridique sera peut-être nécessaire pour l’exécution de notre mission. De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, autres avocats intervenant pour poser des actes à notre demande) pourrait également être nécessaire.

Gestion administrative et comptable

*Finalité*	Les données que vous nous transmettez sont traitées pour assurer la gestion administrative ainsi que la gestion comptable et fiscale de votre dossier ou des services en ligne que vous nous commandez.
*Base(s) de licéité*	Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b) RGPD), notamment la facturation de nos prestations et leur récupération, la notification d’une modification de nos conditions générales ou de la Police de protection des données (notamment de nouvelles finalités). Le traitement de ces données est également nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, notamment en vertu du Code de droit économique et du Code de la T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c) RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos données d’identification (nom, prénom, e-mail, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de TVA), factures émises et paiements et de vos données financières (banque, n° de compte).
Durée	Les données sont traitées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de votre dossier.
Destinataires	Ces données seront communiquées à l’administration fiscale. De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, autres avocats intervenant pour poser des actes à notre demande, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire.

Lutte contre le blanchiment

*Finalité*	Vos données sont traitées pour permettre à notre cabinet de se conformer à ses obligations légales en matière d’identification du client en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
*Base(s) de licéité*	Le traitement de ces données est nécessaire à la réalisation de nos obligations déontologiques et légales, notamment en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux (article 6.1.c) RGPD).
Catégories de données	Les données relatives à votre identité et la copie de documents d’identité, l’actionnariat et les statuts de votre société, ainsi que, si l’application de la loi l’exige, l’évaluation individuelle des risques de BC/FT et les mesures de vigilance prises.
Durée	Les données sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de l’achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée.
Destinataires	Dans certains cas, les données pourraient être transmises à notre bâtonnier et à l’autorité de contrôle. De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, autres avocats intervenant pour poser des actes à notre demande) pourrait également être nécessaire.

Marchés publics, appels d'offres et classements

*Finalité*	Avec votre accord, nous pourrions nous prévaloir de notre relation contractuelle en vue de répondre à un marché public ou à un appel d’offres privé de services juridiques, ou de dossier de soumission de notre cabinet à un organisme de classement, lui-même soumis à un engagement de confidentialité. Dans cette hypothèse, notre cabinet peut en effet être amené, dans le strict respect du Code de déontologie de l’avocat, à révéler le nom des clients pour lesquels il intervient ou est intervenu dans la matière concernée, de même qu’il peut fournir des informations en rapport avec l’objet du marché dans les dossiers qu’il traite ou a traités. Les informations communiquées n’ont, en aucun cas, trait à votre vie privée.
*Base(s) de licéité*	Les données sont traitées sur base de votre consentement (article 6.1.a) du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail ainsi que de l’objet du dossier que vous nous avez confié.
Durée	Les données (à l’exception de la preuve de votre consentement initial) sont traitées aussi longtemps que vous ne retirez pas votre consentement.
Destinataires	Vos données seront communiquées aux personnes habilitées à recevoir les offres de marchés publics et offres privées de services juridiques, ainsi qu’à des prestataires de référencement de services juridiques tels que Chambers, Legal 500, LeadersLeague, Who’sWho ou Best Lawyers. De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques …) pourrait également être nécessaire.

Informations juridiques (newsletters, livres blancs)

*Finalité*	Si vous avez souscrit à notre service d’information juridique, nous traitons vos données afin de vous communiquer gratuitement des lettres d’information et des livres blancs sur support papier et/ou par voie électronique.
*Base(s) de licéité*	Les données sont traitées sur base de l’exécution du contrat de fourniture de service (article 6.1.b) du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail.
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous mettiez fin à ce service gratuit.
Destinataires	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage…) pourrait également être nécessaire.

Formations

*Finalité*	Si vous vous inscrivez à une de nos formations, nous serons amenés à traiter vos données pour assurer l’organisation et le suivi de la formation. Nous pourrions également être amenés à traiter vos données afin de promouvoir nos formations sur les réseaux sociaux.
*Base(s) de licéité*	Le traitement de vos données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie dans le cadre de la formation à laquelle vous avez souscrit (article 6.1.b) du RGPD). Votre image est traitée avec votre consentement (article 6.1.a) du RGPD), dès lors que vous êtes invité à activer ou éteindre votre caméra selon votre choix.
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom, adresse e-mail, profession et qualité, numéro d’identification professionnelle ainsi que, le cas échéant, votre image.
Durée	Nous conservons vos données de contact à cette fin un an après la formation, sauf si vous sollicitez la reconnaissance de votre participation à notre formation pour satisfaire à votre obligation de formation en matière d’assurance, auquel cas la preuve de votre participation doit être conservée pendant 7 ans.
Destinataires	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques de billetterie…) pourrait être nécessaire. Si vous sollicitez la reconnaissance de votre participation à notre formation pour satisfaire à votre obligation de formation, nous communiquerons à votre organisation professionnelle, vos coordonnées et votre présence effective à la formation.

Promotion de nos services

*Finalité*	Si vous êtes client de notre cabinet et/ou si vous avez souscrit à notre service d’information juridique et/ou si vous vous êtes inscrit à une des formations que nous dispensons, nous sommes susceptibles de traiter vos données afin de vous informer de nos actualités, de nos formations et des services dispensés par notre cabinet ou de l’un des cabinets formant le réseau Lexing qui seraient susceptibles de vous intéresser.
*Base(s) de licéité*	Ces données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès de nos clients et des personnes accédant à nos services (article 6.1.f) du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom, profession et qualité et adresse e-mail (ou adresse postale le cas échéant).
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous nous demandiez d’arrêter.
Destinataires	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage…) pourrait être nécessaire.

Sécurité

*Finalité*	Vos données seront traitées pour assurer la sécurité de nos bureaux et de nos infrastructures informatiques.
*Base(s) de licéité*	Vous serez filmé par le système de vidéoparlophonie lorsque vous accéderez à nos bureaux. Vous serez également filmé à l’intérieur de nos bureaux via un système de vidéosurveillance. Vos données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos bureaux (article 6.1.f) RGPD). Vos données sont également traitées en vue d’assurer le respect de notre obligation légale de sécuriser vos données (article 6.1.c) RGPD).
Catégories de données	Données d’identification : nom, prénom, image (caméra de surveillance et système de vidéoparlophonie).
Durée	Les images de vidéosurveillance sont enregistrées et conservées pendant 30 jours. Les images de vidéoparlophonie ne sont pas enregistrées.
Destinataires	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques …) pourrait être nécessaire. Dans certains cas, la communication de vos données pourrait également être nécessaire vis-à-vis des autorités compétentes.

Contentieux lié à notre responsabilité

*Finalité*	Nous pourrions être amenés à traiter vos données pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.
*Base(s) de licéité*	Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à assurer la défense de nos intérêts (article 6.1.f) du RGPD). Le traitement de données sensibles peut être nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (article 9.2.f) du RGPD).
Catégories de données	Il peut s’agir de vos nom, prénom, image, profession, domicile ou résidence, n° de téléphone et de fax, adresse e-mail, date et lieu de naissance, état civil, n° de registre national et de carte d´identité, n° de compte bancaire, identifiants, mots de passe, connexions (en cas d’utilisation de notre extranet), correspondances, pièces justificatives diverses, pièces de procédure, etc.). Si c’est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, nous pouvons aussi traiter des données qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant votre santé, votre vie ou votre orientation sexuelle. De même, des données relatives aux condamnations pénales, aux infractions pénales ou à des mesures de sûreté connexes pourraient être traitées si notre défense l’exigeait.
Durée	Les données seront supprimées 10 ans après l’achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée. La preuve de la clôture de chaque dossier est conservée pendant 20 ans.
Destinataires	La communication de vos données à notre avocat, aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances, au bureau d’aide juridique sera peut-être nécessaire. De même, cette communication pourrait également être nécessaire vis-à-vis de nos prestataires de service (prestataires informatiques, comptable).

Traitement des données à caractère personnel des autres parties à un dossier

*Finalité*	Nous pourrions avoir reçu vos données à caractère personnel dans le cadre de services juridiques fournis à un de nos clients. Vos données à caractère personnel ne seront traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à la sauvegarde des intérêts de ce client.
*Base(s) de licéité*	Le traitement de vos données est nécessaire au respect de nos obligations légales et se base également sur notre intérêt légitime, et celui de notre client, à défendre ses intérêts (articles 6.1.c et f) du RGPD).
Catégories de données	Les données concernées sont toutes celles auxquelles nous accéderions dans le cadre d’un dossier et qui seraient nécessaires à la bonne exécution de la mission qui nous est confiée par notre client. Vous pourriez être concerné si vous êtes un adversaire de notre client, un autre conseil, un expert, un notaire, un huissier, un magistrat…
Durée	Les données ne seront traitées que pour la durée nécessaire à la gestion du dossier et pour une durée de 10 ans à compter de la fin de notre relation contractuelle avec notre client, afin de pouvoir assurer notre propre défense en cas de mise en cause de notre responsabilité civile ou pénale. La preuve de la clôture du dossier est conservée pendant 20 ans.
Destinataires	La communication de données aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances sera peut-être nécessaire pour l’exécution de notre mission. De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, autres avocats intervenant pour poser des actes à notre demande) pourrait également être nécessaire.
Informations complémentaires	Vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@lexing.be pour exercer les droits suivants : une demande d’accès ou de rectification de vos données à caractère personnel ; une demande d’effacement de ces données ; une demande de restriction du traitement de vos données ; une opposition contre le traitement de ces données ; une demande de transfert de vos données (voy. ci-dessous). Nous donnerons suite à votre demande dans les limites de la réglementation applicable, compte tenu spécialement de notre obligation de secret professionnel. Le délai et les modalités de communication des présentes informations sont justifiés par le nécessaire respect de notre obligation de secret professionnel conformément à l’article 458 du Code pénal. Si vous pensez que nous n’agissons toutefois pas conformément à la législation, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données (Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte).

Traitement des données à caractère personnel des internautes (cookies ...)

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Destinataires

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De même, cette communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeurs) pourrait également être nécessaire.

Gestion de votre compte en ligne - e-Services/ Consultation en ligne

*Finalité*	Les données de votre compte sont uniquement utilisées pour gérer votre compte en ligne. Si vous passez une commande via ce compte, vos données sont alors également traitées pour les finalités décrites dans la section “Traitement des données à caractère personnel des client(e)s” ci-dessus.
*Base(s) de licéité*	Les données sont traitées sur base de l’exécution du contrat portant sur la création d’un compte en ligne (article 6.1.b) du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom, entreprise, adresse de livraison et de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe, historique des commandes, données de paiement.
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous nous demandiez la suppression de votre compte en ligne. Si vous avez passé une commande via ce compte, certaines données sont cependant conservées conformément à la section “Traitement des données à caractère personnel des client(e)s“ ci-dessus.
Destinataires	La communication de vos données à nos sous-traitants (prestataires informatiques, service de paiement…) pourrait être nécessaire.

Réseaux sociaux

*Finalité*	Les données que vous communiquez en visitant nos pages sur les réseaux sociaux sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social et Lexing pour les finalités suivantes : la collecte de certaines données au moyen de cookies ; l’amélioration par le réseau social de son système de publicité ; l’obtention de statistiques d’audience de la page. Les politiques d’utilisation des données personnelles de chaque réseau social peuvent être trouvées en cliquant sur les liens suivants : Facebook et Instagram, Twitter, YouTube, LinkedIn. Les statistiques d’audience établies par le réseau social sont uniquement transmises sous une forme anonymisée à Lexing pour administrer la page.
*Base(s) de licéité*	Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de la page de façon à promouvoir adéquatement notre page.
Catégories de données	Données liées à votre compte, données liées au partage de contenu ou aux communications que vous entretenez avec d’autres personnes.
Durée	Ces données sont ou pourraient être traitées aussi longtemps que la page existe et que vous la visitez.

Traitement des données à caractère personnel des candidat(e)s

Finalité	Si vous nous adressez votre candidature, vos données seront traitées à votre demande en vue d’évaluer la possibilité d’une relation contractuelle.
Base(s) de licéité	Les données sont traitées pour les besoins de notre potentielle future relation contractuelle (article 6.1.b) du RGPD).
Catégories de données	Vos données d’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) et toute information se trouvant sur votre curriculum vitae et/ou lettre de motivation.
Durée	Vos données seront conservées maximum 3 mois à compter de l’issue du processus de sélection.
Destinataires	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeur …) pourrait être nécessaire.

Traitement des données à caractère personnel des fournisseur(se)s

Finalité	Les données que vous nous transmettez sont traitées en vue de gérer notre relation contractuelle : gestion des commandes, des offres, de la livraison, de la facturation et du paiement et d’évaluation de la prestation du fournisseur (éventuellement).
Base(s) de licéité	Le traitement des données est indispensable à l’exécution de notre contrat. Sans le traitement de ces données, nous ne pouvons pas exécuter le contrat (article 6.1.b) RGPD).
Catégories de données	Il peut s’agir de vos données d’identification (nom, prénom), données de contact (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone), données relatives à la profession (entreprise, fonction), informations d’ordre financier/comptable (numéro de compte bancaire, titulaire du compte), données relatives au suivi des prestations.
Durée	Vos données sont conservées pendant 10 ans après la fin du dernier contrat conclu avec nous.
Destinataires	Ces données seront communiquées à l’administration fiscale. De même, cette communication pourrait également être nécessaire vis-à-vis de nos prestataires de service (prestataires informatiques, comptable, réviseur). En cas de litige, la communication de vos données à notre avocat, aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances, au bureau d’aide juridique sera peut-être nécessaire.

Localisation de vos données

Dans l’Union européenne – Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l’U.E.

En cas de transfert hors Union européenne – Vos données ne font l’objet d’un transfert vers un pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat que si le traitement de votre dossier exige le partage d’informations avec des professionnels du droit de pays non-membres de l’UE. De même, pour l’envoi de nos lettres d’information et la billetterie des évènements que nous organisons, nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés hors de l’Union européenne.

Dans ces hypothèses, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l’UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.

Protection de vos données

Sécurité technique et organisationnelle – Nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires (telles que celles énoncées dans la section “Sécurité“) en vue d’assurer un niveau adéquat de sécurité concernant vos données, notamment en vue de les prémunir de toute fuite, perte, destruction, divulgation publique, accès non autorisé ou autre usage abusif.

Droits et manière de les exercer

Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si parmi les données traitées figurent les données de votre personnel, vous vous portez fort de leur faire prendre connaissance de ce document.

Accès et rectification – Vous disposez du droit d’accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant.

Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Effacement – Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des données.

Portabilité – Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être communiquées ou transmises à un confrère sous format électronique.

Pour plus d’informations sur vos droits :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits-

Le responsable de traitement de vos données (Lexing – Belgium SCRL, ayant son siège social à 4000 Liège, boulevard d’Avroy, 280) et son délégué à la protection des données (Tél. +32 4 229 20 10 ; privacy@lexing.be ; Boulevard d’Avroy 280, 4000 Liège, Belgique) se tiennent à votre disposition pour toute question et pour toute demande relative aux droits exposés ci-dessus.

Si vous désirez de plus amples informations, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte).

Modification

La présente politique peut, à tout moment, pour diverses raisons, faire l’objet de corrections, d’ajouts ou de modifications. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site Internet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour : 1^er août 2023

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